ANALYSIS OF THE INFORMATION SYSTEM FOR THE MANAGEMENT OF INCOMING AND OUTGOING LETTERS AT SMK YPE NUSANTARA SLAWI
DOI:
https://doi.org/10.35194/mji.v17i1a.5505Keywords:
Administration, Disposition, Management, Information System, Incoming Mail, Outgoing Mail.Abstract
Penelitian ini membahas tentang permasalahan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di SMK YPE Nusantara Slawi yang masih dilakukan secara manual. Proses tersebut dinilai kurang efisien, rawan terjadi kehilangan arsip, dan memperlambat penyaluran surat kepada pihak terkait. Penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan studi pustaka untuk memperoleh informasi yang komprehensif terkait sistem administrasi surat yang sedang berjalan. Analisis dilakukan melalui survei terhadap sistem yang sedang berjalan, identifikasi kebutuhan informasi dari pihak terkait seperti admin, kepala sekolah, dan guru, serta analisis SWOT untuk menilai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari sistem manual yang digunakan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem manual menghambat efisiensi pencatatan dan penelusuran arsip, serta menimbulkan ketergantungan yang tinggi terhadap dokumen fisik. Berdasarkan temuan tersebut, penelitian ini merekomendasikan pengembangan sistem informasi berbasis digital untuk meningkatkan efisiensi, keakuratan, dan keamanan data surat. Sistem digital ini juga diharapkan mampu mempercepat proses disposisi dan mendukung koordinasi antar staf secara lebih optimal.References
M. Z. I. Mansis, M. Al Fayed, and Irwan,
“Perancangan Sistem Informasi Administrasi
Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas
Kominfo Serdang Bedagai,” vol. 13, pp. 2049
2055, 2024.
Suminten, Rani, R. Faizal, A. Sita, and W. Indarti,
“Usulan Perbaikan Desain Tempat Masak
Ergonomis Untuk Warga Lanjut Usia Dengan
Pendekatan Focus Group Discussion (FGD),”
Jurnal Teknik Mesin, Industri, Elektro dan
Informatika, vol. 1, no. 4, pp. 127–138, 2022, doi:
10.55606/jtmei.v1i4.1003.
R. Azmi, D. B. Arjuna, and S. U. Rahayu,
“Analisis Pengukuran Temperatur Udara Dengan
Metode Observasi Analysis of Air Temperature
Measurements Using the Observational Method,”
2023,
[Online].
Available:
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
S. D. Riskiono, F. Hamidy, and T. Ulfia,
“Berbasis Web Pada Panti Asuhan Yatim
Madani,” Journal of Social and Technology for
Community Service (JSTCS), vol. 1, no. 1, pp. 21
26, 2020.
M. Rijal Fadli, “Memahami desain metode
penelitian kualitatif,” vol. 21, no. 1, pp. 33–54,
2021, doi: 10.21831/hum.v21i1.
D. Winarso, R. Asrianto, and I. Al Rasyid,
“Analisis Tingkat Kepuasan Pengguna Terhadap
Penerapan Learning Management System (Lms)
Ujian Online Menggunakan Metode E-Servqual,”
Journal of Software Engineering and Information
Systems, vol. 2, no. 1, pp. 80–85, 2021, doi:
10.37859/seis.v2i1.3285.
H. B. Sitepu, “Analisis Rendahnya Motivasi
Belajar Pada Mata Pelajaran IPA Kelas V SD
Negeri 040452 Kabanjahe T.A 2020/2021,”
Doctoral dissertation, UNIVERSITAS QUALITY
BERASTAGI, vol. 6, no. 2, p. 51, 2021, doi:
10.24036/voteteknika.v6i2.101999.
Y. Irnawati and A. S. W. Prasetyawati, “Sistem
Pendukung Keputusan Pemilihan Peserta
Pelatihan Terbaik Menggunakan Metode TOPSIS
(Studi Kasus?: LPKS Nur Shalehah KAB.
Tegal),” pp. 31–38, 2024.
J. H. P. Sitorus and M. Sakban, “Perancangan
Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web Pada
Toko Mandiri 88 Pematangsiantar,” Jurnal
Bisantara Informatika (JBI), vol. 5, no. 2, pp. 1
13, 2021, doi: 10.32493/jtsi.v6i1.22638.
R. Anika, W. Khoiriah Siregar, Y. Afriyanti, and
Nurbaiti, “Konsep Dasar Sistem Infomasi Dalam
Perkembangan Bisnis Digital,” Jurnal Ekonomi
Dan Bisnis Digital, vol. 1, no. 2, pp. 190–196,
2023.
Maydianto and M. R. Ridho, “Rancang Bangun
Sistem Informasi Point Of Sale Dengan
Framework Codeigniter Pada CV Powershop,”
Comasie, vol. 4, no. 2, pp. 50–59, 2021.
R. Hidayat, I. R. Kusuma, D. A. Aditiya, and R.
D. Zhafar, “Evaluasi Penggunaan Analisis Swot
Dalam Pengambilan Keputusan Organisasi,”
Musytari: Neraca Manajemen, Akuntansi, dan
Ekonomi, vol. 9, no. 10, pp. 31–40, 2024.
Mugirotin, Yuliana, D. Astuty, S. Datulayuk, and
W. Mulawarman Gede, “Implementasi Model
Analisis SWOT pada Lembaga Pendidikan
Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Samarind,”
Jurnal
Ilmu Manajemen dan Pendidikan
(JIMPIAN), vol. 2, no. 1, pp. 15–22, 2022, doi:
10.30872/jimpian.v2i1.2347.
A. Hendra, Nufiar, and Mariana, “Pengelolaan
Dana Infaq ASN Kabupaten Pidie,” Jurnal Riset
Hukum, Ekonomi Islam, Ekonomi, Manajemen
Dan Akuntansi, vol. 3, no. 1, pp. 11–19, 2024.
L. Situmorang, H. Saragih, and A. Sinurat,
6
MJI Vol.X, No.X, Mei 2025, hlm. xxx-xxx
“Strategi
Pengembangan dan Pengelolaan
Pariwisata Kabupaten Simalungun,” J-CEKI:
Jurnal Cendekia Ilmiah, vol. 3, no. 5, pp. 3253
3261, 2024.
[16]
[17]
[18]
[19]
A. A. Rachman, “Pengelolaan Arsip Surat Masuk
Dan Arsip Surat Keluar Pada Biro Umum Dan
Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi
Sulawesi Selatan,” Journal of Administrative and
Social Science, vol. 3, no. 1, pp. 67–70, 2021, doi:
10.55606/jass.v3i1.7.
D. T. Putri, J. Ramadhan, and W. Murti, “Sistem
Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar di
Bagian Assisten Pemerintahan dan Kesejahteraan
Masyarakat Sekretariat Daerah Kabupaten Oku
Menggunakan Embarcadero XE 2,” Jurnal Sistem
Informasi Mahakarya (JSIM), vol. 6, no. 1, pp.
72–81, 2023.
M. Liang and M. D. Irawan, “Analisis Aplikasi
Sikar dengan Metode Triangulasi Pengelolaan
Surat Masuk dan Keluar,” Blend Sains Jurnal
Teknik, vol. 1, no. 4, pp. 267–276, 2023, doi:
10.56211/blendsains.v1i4.226.
A. Kuswantoro, R. B. Maremitha Ungu, W. D.
Rahmahwati, and F. D. Rahmawati, “Manajemen
Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Universitas
Negeri Semarang Melalui Siradi (Sistem
Informasi Surat Dinas),” Jurnal Pustaka Budaya,
vol.
9, no. 1, pp. 42–49, 2022, doi:
10.31849/pb.v9i1.7716.
[20]
[21]
[22]
[23]
F. M. Hamzah, S. Olii, and M. S. Tuloli,
“Implementasi Progressive Web Apps pada
Sistem Informasi Disposisi Surat dengan
Teknologi Service Worker,” Diffusion: Journal of
Systems and Information Technology, vol. 1, no.
2, pp. 70–81, 2021, [Online]. Available:
https://ejurnal.ung.ac.id/index.php/diffusion/artic
le/view/10074
L. Parlina and E. Elawati, “Penanganan
Pencatatan Surat Pada Lembar Disposisi pada
bagian Biro Umum Sekretariat Provinsi Jawa
Barat,” ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis (e
Journal), vol. 6, no. 2, pp. 172–179, 2021, doi:
10.38204/atrabis.v6i2.501.
U. Achlison, “Analisis Implementasi Pengukuran
no.
Suhu Tubuh Manusia dalam Pandemi Covid-19 di
Indonesia,” Jurnal Ilmiah Komputer Grafis, vol.
13,
2,
pp.
102–106, 2020, doi:
10.51903/pixel.v13i2.318.
A. P. Wulandari, D. Suherdi, and R. Kustini,
“Implementasi
Teknik
Duplex Terhadap
Mikrokontroler Smart Home Menggunakan
Protokol Komunikasi Esp-Now,” vol. 4, pp. 70
78, 2025.
“Perancangan Sistem Informasi Administrasi
Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas
Kominfo Serdang Bedagai,” vol. 13, pp. 2049
2055, 2024.
Suminten, Rani, R. Faizal, A. Sita, and W. Indarti,
“Usulan Perbaikan Desain Tempat Masak
Ergonomis Untuk Warga Lanjut Usia Dengan
Pendekatan Focus Group Discussion (FGD),”
Jurnal Teknik Mesin, Industri, Elektro dan
Informatika, vol. 1, no. 4, pp. 127–138, 2022, doi:
10.55606/jtmei.v1i4.1003.
R. Azmi, D. B. Arjuna, and S. U. Rahayu,
“Analisis Pengukuran Temperatur Udara Dengan
Metode Observasi Analysis of Air Temperature
Measurements Using the Observational Method,”
2023,
[Online].
Available:
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
S. D. Riskiono, F. Hamidy, and T. Ulfia,
“Berbasis Web Pada Panti Asuhan Yatim
Madani,” Journal of Social and Technology for
Community Service (JSTCS), vol. 1, no. 1, pp. 21
26, 2020.
M. Rijal Fadli, “Memahami desain metode
penelitian kualitatif,” vol. 21, no. 1, pp. 33–54,
2021, doi: 10.21831/hum.v21i1.
D. Winarso, R. Asrianto, and I. Al Rasyid,
“Analisis Tingkat Kepuasan Pengguna Terhadap
Penerapan Learning Management System (Lms)
Ujian Online Menggunakan Metode E-Servqual,”
Journal of Software Engineering and Information
Systems, vol. 2, no. 1, pp. 80–85, 2021, doi:
10.37859/seis.v2i1.3285.
H. B. Sitepu, “Analisis Rendahnya Motivasi
Belajar Pada Mata Pelajaran IPA Kelas V SD
Negeri 040452 Kabanjahe T.A 2020/2021,”
Doctoral dissertation, UNIVERSITAS QUALITY
BERASTAGI, vol. 6, no. 2, p. 51, 2021, doi:
10.24036/voteteknika.v6i2.101999.
Y. Irnawati and A. S. W. Prasetyawati, “Sistem
Pendukung Keputusan Pemilihan Peserta
Pelatihan Terbaik Menggunakan Metode TOPSIS
(Studi Kasus?: LPKS Nur Shalehah KAB.
Tegal),” pp. 31–38, 2024.
J. H. P. Sitorus and M. Sakban, “Perancangan
Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web Pada
Toko Mandiri 88 Pematangsiantar,” Jurnal
Bisantara Informatika (JBI), vol. 5, no. 2, pp. 1
13, 2021, doi: 10.32493/jtsi.v6i1.22638.
R. Anika, W. Khoiriah Siregar, Y. Afriyanti, and
Nurbaiti, “Konsep Dasar Sistem Infomasi Dalam
Perkembangan Bisnis Digital,” Jurnal Ekonomi
Dan Bisnis Digital, vol. 1, no. 2, pp. 190–196,
2023.
Maydianto and M. R. Ridho, “Rancang Bangun
Sistem Informasi Point Of Sale Dengan
Framework Codeigniter Pada CV Powershop,”
Comasie, vol. 4, no. 2, pp. 50–59, 2021.
R. Hidayat, I. R. Kusuma, D. A. Aditiya, and R.
D. Zhafar, “Evaluasi Penggunaan Analisis Swot
Dalam Pengambilan Keputusan Organisasi,”
Musytari: Neraca Manajemen, Akuntansi, dan
Ekonomi, vol. 9, no. 10, pp. 31–40, 2024.
Mugirotin, Yuliana, D. Astuty, S. Datulayuk, and
W. Mulawarman Gede, “Implementasi Model
Analisis SWOT pada Lembaga Pendidikan
Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Samarind,”
Jurnal
Ilmu Manajemen dan Pendidikan
(JIMPIAN), vol. 2, no. 1, pp. 15–22, 2022, doi:
10.30872/jimpian.v2i1.2347.
A. Hendra, Nufiar, and Mariana, “Pengelolaan
Dana Infaq ASN Kabupaten Pidie,” Jurnal Riset
Hukum, Ekonomi Islam, Ekonomi, Manajemen
Dan Akuntansi, vol. 3, no. 1, pp. 11–19, 2024.
L. Situmorang, H. Saragih, and A. Sinurat,
6
MJI Vol.X, No.X, Mei 2025, hlm. xxx-xxx
“Strategi
Pengembangan dan Pengelolaan
Pariwisata Kabupaten Simalungun,” J-CEKI:
Jurnal Cendekia Ilmiah, vol. 3, no. 5, pp. 3253
3261, 2024.
[16]
[17]
[18]
[19]
A. A. Rachman, “Pengelolaan Arsip Surat Masuk
Dan Arsip Surat Keluar Pada Biro Umum Dan
Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi
Sulawesi Selatan,” Journal of Administrative and
Social Science, vol. 3, no. 1, pp. 67–70, 2021, doi:
10.55606/jass.v3i1.7.
D. T. Putri, J. Ramadhan, and W. Murti, “Sistem
Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar di
Bagian Assisten Pemerintahan dan Kesejahteraan
Masyarakat Sekretariat Daerah Kabupaten Oku
Menggunakan Embarcadero XE 2,” Jurnal Sistem
Informasi Mahakarya (JSIM), vol. 6, no. 1, pp.
72–81, 2023.
M. Liang and M. D. Irawan, “Analisis Aplikasi
Sikar dengan Metode Triangulasi Pengelolaan
Surat Masuk dan Keluar,” Blend Sains Jurnal
Teknik, vol. 1, no. 4, pp. 267–276, 2023, doi:
10.56211/blendsains.v1i4.226.
A. Kuswantoro, R. B. Maremitha Ungu, W. D.
Rahmahwati, and F. D. Rahmawati, “Manajemen
Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Universitas
Negeri Semarang Melalui Siradi (Sistem
Informasi Surat Dinas),” Jurnal Pustaka Budaya,
vol.
9, no. 1, pp. 42–49, 2022, doi:
10.31849/pb.v9i1.7716.
[20]
[21]
[22]
[23]
F. M. Hamzah, S. Olii, and M. S. Tuloli,
“Implementasi Progressive Web Apps pada
Sistem Informasi Disposisi Surat dengan
Teknologi Service Worker,” Diffusion: Journal of
Systems and Information Technology, vol. 1, no.
2, pp. 70–81, 2021, [Online]. Available:
https://ejurnal.ung.ac.id/index.php/diffusion/artic
le/view/10074
L. Parlina and E. Elawati, “Penanganan
Pencatatan Surat Pada Lembar Disposisi pada
bagian Biro Umum Sekretariat Provinsi Jawa
Barat,” ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis (e
Journal), vol. 6, no. 2, pp. 172–179, 2021, doi:
10.38204/atrabis.v6i2.501.
U. Achlison, “Analisis Implementasi Pengukuran
no.
Suhu Tubuh Manusia dalam Pandemi Covid-19 di
Indonesia,” Jurnal Ilmiah Komputer Grafis, vol.
13,
2,
pp.
102–106, 2020, doi:
10.51903/pixel.v13i2.318.
A. P. Wulandari, D. Suherdi, and R. Kustini,
“Implementasi
Teknik
Duplex Terhadap
Mikrokontroler Smart Home Menggunakan
Protokol Komunikasi Esp-Now,” vol. 4, pp. 70
78, 2025.
Published
2025-12-18
